Chi segue questo blog sa quanto penso sia importante la scrittura prodotta dalla Pubblica Amministrazione per comunicare con cittadini, imprese e altre istituzioni (ne ho parlato qui).
I testi della PA devono essere chiari, accessibili e comprensibili da chiunque, e non limitarsi a una correttezza formale o normativa.
Questa premessa nasce da una banale constatazione: troppi documenti pubblici, dagli atti amministrativi alle semplici comunicazioni istituzionali, soffrono di errori che ne rendono difficile la lettura.
Ho raccolto in questo articolo quelli che a mio avviso sono i 10 errori da evitare quando si scrive per la PA. L’elenco non ha la pretesa di essere esaustivo ma riguarda gli errori più frequenti in cui mi sono imbattuto.
1. Usare un linguaggio troppo tecnico o burocratico
Non si può non partire dal padre di tutti gli errori. Il linguaggio burocratico è nella natura stessa della PA, retaggio culturale di un tempo ormai remoto.
Quante volte ci imbattiamo in espressioni come “stante la necessità di” o “ai fini dell’espletamento”?
Si tratta di espressioni che complicano la lettura. Meglio preferire formule semplici: “poiché serve”, “per completare”.
Ecco un esempio concreto:
Anziché scrivere (testo trovato sul sito di un ente pubblico):
Al fine dell’espletamento della pratica è necessario fornire la seguente documentazione:
Si può semplificare così:
Per completare la pratica è necessario presentare la seguente documentazione:
2. Periodi troppo lunghi e contorti
Tra gli errori più comuni nei testi della PA c’è sicuramente la scrittura di periodi lunghi e contorti. Un errore, com’è facile intuire, che non è esclusiva della scrittura istituzionale.
Vale per un semplice articolo sul web, vale a maggior ragione per la comunicazione pubblica: frasi di cinque o sei righe affaticano chi legge. Meglio spezzare in periodi brevi, ognuno con un solo concetto chiave.
3. Mancanza di esempi concreti
È importante, quando si racconta una procedura da seguire, corredare il testo con esempi pratici che aiutino il lettore a capire subito.
Regole e procedure spiegate solo in astratto generano confusione.
4. Abuso delle sigle
Sigle come AOO, PEC, SUAP sono oscure a chi non lavora nella PA.
Consiglio di scrivere almeno una volta le denominazioni per esteso e, quando serve, aggiungere una nota esplicativa.
5. Eccesso di forme passive
Nella scrittura dei testi per la PA è importante non abusare delle forme passive.
Una frase come “Il modulo deve essere compilato e inviato” è fredda e poco diretta. Meglio preferire la forma attiva: “Compila e invia il modulo”.
6. Mancanza di logica e ordine
Spesso i testi mescolano informazioni pratiche, riferimenti normativi e note interne.
Organizzare il testo in una struttura chiara (introduzione → cosa fare → come farlo → riferimenti normativi) rende tutto più leggibile.
7. Ambiguità nelle scadenze
I documenti della PA non possono lasciare spazio a errori di interpretazione, soprattutto quando si tratta di scadenze.
Per questo motivo, scrivere “entro 30 giorni” ma non specificare da quando decorrono i termini può creare incertezza.
Bisogna sempre preferire la chiarezza: “entro 30 giorni dalla data di pubblicazione”.
8. Troppe citazioni di norme senza spiegazione
La citazione di intere normative o di singoli articoli di legge è spesso obbligatoria nella scrittura pubblica, soprattutto negli atti amministrativi. Tuttavia, farlo senza poi tradurre in parole semplici quei numeri può confondere il lettore.
Il consiglio è di spiegare in modo accessibile ogni norma citata.
9. Errori di punteggiatura
Usare correttamente la punteggiatura rende il testo più leggibile.
Al contrario, la punteggiatura disordinata (virgole ovunque, punti mancanti) può addirittura cambiare il senso di una frase.
10. Assenza di rilettura finale
La rilettura è un passaggio fondamentale, da non sottovalutare o, peggio, saltare.
Il consiglio è di prendersi qualche ora o anche un giorno di tempo per questa fase importante della scrittura. Quando non è possibile aspettare è opportuno far leggere il documento a un collega. Un refuso o un’informazione mancante possono compromettere la fiducia dell’utente.
Scrittura come atto di responsabilità
Ogni testo della PA deve essere pensato per chi lo legge, non per chi lo scrive.
Scrivere chiaro, rileggere e, se necessario, riformulare i concetti chiave è un atto di responsabilità verso gli utenti.
Nel prossimo articolo
I testi della Pubblica Amministrazione richiedono spesso una struttura obbligata. Nel prossimo articolo del blog vedremo come strutturare un documento amministrativo efficace, a cominciare dal titolo e fino all’ultimo paragrafo.
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