Breve premessa per evitare fraintendimenti. Quando in questo articolo parlo di “documento amministrativo”, mi riferisco a qualsiasi comunicazione, istituzionale o meno, anche una semplice mail. In parte, intendo anche il documento amministrativo così come definito dal DPR 445/2000:
…ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attivita’ amministrativa (DPR 445/200, art. 1, comma 1).
Il documento amministrativo non va confuso con l’atto amministrativo, che ha una struttura spesso, almeno in parte, obbligata dalle norme di legge e la cui forma scritta è quasi sempre richiesta per la sua stessa validità.
L’atto amministrativo è infatti un…
Atto giuridico di carattere unilaterale proveniente da un organo della pubblica amministrazione, inteso quale potere esecutivo dello stato (distinto dal potere legislativo e da quello giudiziario) titolare dell’esercizio dell’attività amministrativa.
Fonte: https://www.brocardi.it/dizionario/1319.html
I testi della PA: atti di comunicazione pubblica
I testi che scrive la PA non sono semplici sequenze di parole. Anche quando non si tratta di un atto amministrativo è comunque importante tenere conto del fatto che stiamo redigendo un atto di comunicazione pubblica.
Che si tratti di una circolare, di un avviso, di una determina o di una lettera al cittadino, la forma con cui scriviamo influisce direttamente su come il messaggio viene compreso dal destinatario.
Strutturare bene un documento significa rendere chiaro il percorso di lettura, far emergere subito l’informazione principale e guidare il destinatario fino alla conclusione.
Come strutturare il documento in maniera efficace
Per tutte queste ragioni è importante strutturare il documento in maniera efficace. Ho raccolto qui una serie di suggerimenti che possono essere utili anche per gli atti amministrativi in senso stretto.
1. Parti sempre dallo scopo
Ogni testo amministrativo nasce da un’esigenza: informare, chiedere, autorizzare, comunicare una decisione.
È necessario individuare tale esigenza prima ancora di iniziare a scrivere. Fatti una domanda:
“Cosa deve sapere o fare il destinatario dopo aver letto questo documento?”
Scrivere senza avere chiaro lo scopo porta a testi confusi e dispersivi.
2. Costruisci una struttura logica e prevedibile
Un buon documento ha una sequenza riconoscibile. Generalmente, una buona sequenza è questa:
Introduzione: spiega brevemente il contesto o la finalità;
Corpo del testo: illustra in modo ordinato le informazioni o le azioni richieste;
Conclusione: indica chiaramente gli effetti, le scadenze o i riferimenti utili.
Questa struttura aiuta chi legge a non perdersi nei dettagli.
3. Metti le informazioni più importanti all’inizio
Non bisogna costringere il lettore a cercare le informazioni tra le righe.
L’oggetto principale del documento (una decisione, un avviso, una richiesta) va espresso nelle prime righe, non in fondo.
4. Usa titoli e sottotitoli chiari
Suddividere il testo in titoli e sottotitoli aiuta il destinatario a orientarsi e a ritrovare facilmente le informazioni.
Evita etichette vaghe come “Disposizioni varie” o “Comunicazioni generali”: preferisci titoli descrittivi come “Modalità di presentazione della domanda” o “Termini di validità”.
5. Evita l’accumulo di riferimenti normativi
Citare leggi e articoli è spesso necessario nelle comunicazioni della PA, tuttavia questo non deve diventare il centro del documento.
La norma è uno strumento, non un messaggio.
Riassumi con parole semplici e rimanda, se serve, al testo completo in una nota o in un allegato.
6. Cura la coerenza visiva
Un documento leggibile è anche più credibile.
È importante quindi alleggerire la lettura anche agli occhi, tramite queste tecniche:
- usa elenchi puntati o numerati per evitare blocchi di testo troppo densi;
- lascia spazi bianchi tra i paragrafi;
- mantieni uno stile uniforme nei titoli e nei riferimenti.
7. Chiudi con riferimenti chiari
Ogni documento deve prevedere una chiusura operativa: a chi rivolgersi, entro quando, come procedere.
Le informazioni di contatto e le scadenze non vanno mai nascoste: meglio inserirle in modo visibile e sintetico, anche in un riquadro finale.
Rispetto nei confronti di chi legge
Strutturare bene un documento significa rispettare il tempo e l’intelligenza del lettore.
La chiarezza formale è il primo passo verso la fiducia sostanziale: un testo ben organizzato comunica che la PA sa cosa dice e come dirlo.
Nel prossimo articolo
La prossima settimana parleremo di trasparenza linguistica: come scrivere per informare davvero, cercando di non confondere il destinatario.
Costruiamo insieme una PA migliore
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