Quante volte, davanti a una comunicazione della Pubblica Amministrazione, hai avuto la sensazione di dover rileggere almeno due volte per capire?
Spesso non si tratta solo di una sensazione, per capire è necessario leggere davvero più volte.
Questo succede perché il testo elaborato dalla PA non è scritto prestando attenzione al lettore; non è redatto per il lettore ma per chi lo redige.
La scrittura amministrativa, spesso, mette al centro la norma, il regolamento, il formalismo. Ma il lettore, che sia un cittadino o un collega, cerca chiarezza.
Perché è importante farsi capire
Lo scopo di chi scrive una comunicazione istituzionale non è quello di dimostrare la conoscenza delle leggi. La scrittura di un atto amministrativo richiede rigore e, spesso, una struttura obbligata dalla norma giuridica (ma pur entro questi limiti, si possono usare frasi semplici per farsi comprendere).
Al contrario, la comunicazione istituzionale è più libera e richiede come obiettivo principale quello di trasmettere informazioni utili.
Quando nella scrittura istituzionale poniamo attenzione alla chiarezza:
- limitiamo la possibilità di errori e incomprensioni da parte di chi legge;
- facciamo risparmiare tempo a chi legge ma risparmiamo tempo anche noi che scriviamo;
- aumentiamo la fiducia dei cittadini nei confronti dell’istituzione che rappresentiamo.
L’ultimo punto mi sta particolarmente a cuore perché credo fortemente in una PA vicina ai cittadini; e sostengo fortemente la chiarezza nei testi come forma di trasparenza amministrativa.
Tre principi per scrivere in modo chiaro
A questo punto è importante tenere un vademecum con i tre principi da rispettare per essere certi che il nostro testo sia chiaro. Eccoli:
1. Frasi brevi
Una frase lunga più di tre righe spesso può essere suddivisa in frasi più semplici.
2. Parole semplici
Utilizzare parole di uso comune è fondamentale per farsi capire più facilmente da chi legge. Per esempio, meglio “iniziare” che “dare avvio”, meglio “presentare una nuova domanda” che “reiterare l’istanza”.
3. Ordine logico
È importante far emergere fin dalle prime righe l’informazione più importante e dedicarsi successivamente ai dettagli. In questo modo, approfondirà la lettura solo l’utente o la categoria di utenti a cui la stessa è diretta.
Un esempio pratico
Come al solito, un esempio chiarirà meglio il concetto.
Testo originale:
> “Il presente avviso è diramato al fine di comunicare che, conformemente a quanto previsto dalla normativa vigente in materia, i cittadini interessati dovranno presentare apposita istanza entro e non oltre il termine perentorio del 30 settembre.”
Versione riscritta secondo i principi espressi sopra:
> “I cittadini interessati devono presentare la domanda entro il 30 settembre, come previsto dalla legge.”
È evidente la differenza di comunicazione: il testo riscritto appare più diretto, più chiaro, più efficace.
Un esercizio per te
Recupera un testo amministrativo che ti è capitato di leggere (un avviso, un regolamento, una semplice mail istituzionale) e riscrivilo utilizzando frasi brevi e rispettando le altre regole di cui abbiamo visto in questo articolo: sostituisci parole complicate con termini di uso comune; metti l’informazione essenziale in apertura.
È importante sapere che…
Scrivere chiaro non significa assolutamente scrivere “povero”. Non dobbiamo fare questo errore di valutazione. Piuttosto, scrivere chiaro significa mettere il cittadino al centro, rispettare il suo tempo e ottenere la sua attenzione. In questo modo rispetteremo, di riflesso, anche il nostro lavoro.
In poche parole, la buona scrittura amministrativa non si misura con la complessità ma con la capacità di farsi capire da tutti.
Nel prossimo articolo
Il prossimo articolo di Scrivere la PA affronterà un tema molto concreto: gli errori da evitare nella scrittura amministrativa. Ti aspetto!
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